Cách tìm và sửa chữa các ty le keo nhà cai ẩn

Là một nhà lãnh đạo, bạn có bao giờ cảm thấy rằng có khả năng bị mất trong hệ thống hiện tại của bạn, nhưng có thể tìm hiểu cách tìm và giải phóng nó không? Bạn có cảm thấy yêu cầu liên tục cho nhiều tài nguyên hơn sẽ chỉ làm cho nó tồi tệ hơn không?

Armand Feigenbaum, author of “Total Quality Control,” found himself in a similar situation at a General Electric Co. facility in the early 1960s.

Ba mươi phần trăm các hoạt động mà anh ta quan sát được trong ty le keo nhà cai là không có kế hoạch, không được lên lịch, và didn phục vụ khách hàng, ông nóiJohn Carrier,Một giảng viên cao cấp tại MIT Sloan và một chuyên gia về động lực hệ thống. Đây chỉ là những người chạy xung quanh, sự hỗn loạn ngẫu nhiên.

Feigenbaum, một cựu sinh viên MIT Sloan, đã tham gia vào thuật ngữty le keo nhà cai ẩnĐể mô tả những gì anh ta đã thấy.

Feigenbaum, cái nhìn sâu sắc, hóa ra, không chỉ áp dụng cho các hoạt động truyền thống, mà còn cho việc sản xuất và phát triển sản phẩm trên toàn thế giới. Gần như bất kỳ loại quy trình làm việc nào trong bất kỳ ngành công nghiệp nào cũng có thể bị tranh giành bởi các ty le keo nhà cai ẩn. Người vận chuyển, người làm việc với các công ty để xác định và giải cấu trúc các ty le keo nhà cai ẩn, đã nói chuyện với MIT Sloan để tóm tắt các thực tiễn tốt nhất khi tiếp cận vấn đề.

Tìm những gì mà ẩn ôi

Như tên cho thấy, các ty le keo nhà cai ẩn rất khó nhìn thấy. Chúng là kết quả của sự tích lũy của nhiều thay đổi nhỏ. Một nền văn hóa xây dựng xung quanh họ, với ngôn ngữ riêng của nó:Chi phí hấp thụ, phụ cấp,Tái cấu trúc, Tuần tự hóa, v.v ... Sau đó, nó lao vào kiến trúc của chính các hoạt động - vì các hệ thống lập kế hoạch tài nguyên doanh nghiệp được tùy chỉnh để phù hợp với các ty le keo nhà cai ẩn, thay vì sử dụng để loại bỏ chúng.

Bước đầu tiên của tôi thường là gặp gỡ các trình lập lịch, và hỏi chúng tôi có phải là người lập kế hoạch và lập lịch trình, hoặc các nhà hoạch định lại và lập kế hoạch lại không?

Bí quyết để tìm các ty le keo nhà cai ẩn, theo một nghĩa nào đó, dễ dàng: Tìm kiếm thời gian bị thiếu, Carrier nói. Đánh giá, ví dụ, tính kịp thời của việc giao hàng của khách hàng. . Thứ ba, nghiên cứu nhật ký bảo trì; Nếu trì hoãn là một vấn đề liên tục và có một tồn đọng lớn và đang phát triển, thì ở đâu đó, một ty le keo nhà cai ẩn đang làm chậm hệ thống.

Người vận chuyển lưu ý hai triệu chứng khác để tìm kiếm khi cố gắng tìm các ty le keo nhà cai ẩn. Đầu tiên, tìm các phần của một hệ thống chịu áp lực, đặc biệt là áp lực thời gian. Cuộc săn lùng này có thể đơn giản như hỏi nhân viên những gì gây ra căng thẳng nhất trong công việc của họ. Thứ hai, tìm những vị trí trong hệ thống nơi các sản phẩm và quy trình bị đình trệ trong khi chờ đợi để chuyển sang giai đoạn tiếp theo. Hàng dài gợi ý một ty le keo nhà cai ẩn.

Giải quyết vấn đề

Vào những năm 1990, nhà sản xuất đồ nội thất Herman Miller đã cảm thấy bị ép để di chuyển các ty le keo nhà cai ở nước ngoài. Mặc dù vậy, lãnh đạo đã không muốn từ bỏ các cộng đồng Michigan, nơi công ty đã bắt nguồn từ gần một thế kỷ. Công ty đã tìm kiếm, tìm thấy và giải quyết sự thiếu hiệu quả; Sản xuất vẫn còn ở Michigan.

Cốt lõi của công việc này không phải là một vòng sa thải hoặc một cú hích lớn để sản xuất nạc hơn. Thay vào đó, công ty đã tham gia với một nỗ lực để giảm bớt cuộc đấu tranh của con người, Carrier Carrier nói. Khẩu hiệu này-dễ dàng liên kết với cuộc cách mạng chính trị hơn là tiết kiệm chi phí của công ty-là những gì đã thông báo cho việc săn lùng các ty le keo nhà cai ẩn giấu.

Hồi đó cách bạn tìm thấy ma sát trong các hoạt động của bạn, Carrier Carrier nói. Bạn có thể thay đổi cách bạn đo lường mọi thứ. Một vài cách tiếp cận cụ thể để sửa chữa các ty le keo nhà cai ẩn bao gồm:

Tạo không gian cho những điều nhỏ bé. Các công ty muốn ném những nỗ lực của họ đằng sau việc giải quyết các vấn đề lớn. Điều này có thể có vấn đề khi nói đến các ty le keo nhà cai ẩn giấu, vì, mặc dù chi phí của chúng, chúng bao gồm hàng chục hoặc hàng trăm thiếu hiệu quả nhỏ. Người vận chuyển gọi đây là vấn đề 10.000 xu. Bạn đã giành được hóa đơn tiền tìm thấy trên sàn ty le keo nhà cai, ông nói. Các ty le keo nhà cai ẩn nhưng có 10.000 đồng xu đang ngồi xung quanh.

Tham gia càng nhiều nhân viên càng tốt. Từ đầu công ty, Carrier cho rằng CFO cần phải tham gia vào công việc này. Chỉ có họ có thể cung cấp đầu tư cần thiết và đo lường kết quả đúng. Nhưng lãnh đạo mạnh mẽ là không đủ. Bởi vì các ty le keo nhà cai ẩn có xu hướng được phân tán trên nhiều phần của một hệ thống, việc tạo ra một giải pháp hiệu quả đòi hỏi phải có sự tham gia với một lượng lớn công ty. Nhà cung cấp cho thấy rằng không dưới 30% nhân viên nên được tuyển dụng để làm việc cho các giải pháp.

Điều quan trọng, khi tìm kiếm các ty le keo nhà cai ẩn, nhân viên nên tập trung vào cáchthời gian, không phải chi phí, được chi tiêu. Nếu bạn liên tục theo đuổi việc giảm chi phí, cuối cùng bạn sẽ mặc hệ thống xuống hoàn toàn thất bại, thì Carrier Carrier nói.

Tập trung vào rủi ro, không phải năng suất. Có một cái nhìn thông thường về rủi ro và năng suất được kết hợp chặt chẽ: năng suất cao hơn ngụ ý rủi ro lớn hơn và ngược lại. Điều này dựa trên giả định rằng hệ thống đang hoạt động tại biên giới hiệu quả của nó, điều này hiếm khi xảy ra trường hợp, Carrier Carrier nói. Nếu bạn giải quyết rủi ro theo đúng cách - giải quyết các phần của một hệ thống bị áp dụng - thì bạn có thể giảm rủi ro trong khi tăng năng suất. Các ty le keo nhà cai ẩn bị bỏ lại, trong khi đó, cả hai đều không hiệu quả và không an toàn.

Đầu tư vào hệ thống, không phải công nghệ mới. Tất nhiên, công nghệ có thể giúp thu nhỏ các ty le keo nhà cai ẩn, nhưng tại gốc của nó, vấn đề này là về văn hóa và thông tin, không phải công nghệ. Trước bất cứ điều gì khác, các nút thắt trong hệ thống phải được giải quyết và các khoảng trống thông tin dẫn đến những nút thắt được sửa chữa. Các công nghệ hoặc thuật toán mới có thể giúp đỡ nếu hệ thống và văn hóa mà nó đã nuôi dưỡng vẫn bị phá vỡ.

Tìm băng keo, kẹp và bảng tính.ty le keo nhà cai ẩn có bộ công cụ riêng-của giống Get Get-'er-Done. Trong các hoạt động, nó bao gồm băng keo, kẹp C, cờ lê lưỡi liềm và phần mở rộng ratchet mà ai đó uốn cong sử dụng máy thổi. Trong văn phòng, thủ phạm chính là bảng tính, nơi công việc nằm ngoài ứng dụng quy trình làm việc - có thể là JIRA hoặc một ứng dụng SAP hoặc Salesforce - được đưa vào ty le keo nhà cai ẩn của công việc văn phòng. Công việc ẩn này sau đó được bảo vệ khỏi phát hiện bởi PowerPointSơ đồ thác nước, Chuẩn bị tỉ mỉ để làm dịu bất kỳ thông tin đáng lo ngại nào sẽ hữu ích để giải quyết các yếu tố đằng sau sự hình thành của ty le keo nhà cai ẩn

Khuyến khích giao tiếp mở. Cách giải quyết và sửa chữa nhanh là không thể tránh khỏi. Xây dựng một hệ thống không có khuyết điểm, Carrier cho biết, sẽ rất tốn kém, nếu không nói là không thể. Điều quan trọng là có phản hồi nhanh chóng và thường xuyên khi các cách giải quyết xảy ra, và sau đó trả lời phù hợp. Để kết thúc này, giao tiếp cởi mở và trung thực là điều cần thiết. Nếu bạn có một nền văn hóa nơi nhân viên dự kiến sẽ chỉ báo cáo tin tốt cho lãnh đạo cấp cao, thì họ sẽ chỉ lọc thông tin mà họ nghĩ rằng họ không nên chia sẻ, ông nói. “Để diễn giảiw. Edwards Deming, ‘Bạn chỉ tạo ra hệ thống hoàn hảo để thể chế hóa các ty le keo nhà cai ẩn.

Tìm kiếm các ty le keo nhà cai ẩn trong phát triển phần mềm và công việc kiến thức. Trong thế giới phần mềm, hiện tượng ty le keo nhà cai ẩn được tiết lộ theo các thuật ngữ như chống lại và nợ kỹ thuật. Không có gì đáng ngạc nhiên, thế giới phát triển và hoạt động đang áp dụng các khái niệm và công cụ tương tự để giải quyết chúng:Kanban, chu kỳ phân phối nhanh vàÁnh xạ luồng giá trị. Có nhiều ty le keo nhà cai ẩn giấu trong xử lý phần mềm và văn phòng hơn bất kỳ sản xuất vật lý nào

Cuối cùng, Carrier giải thích rằng việc tìm kiếm các ty le keo nhà cai ẩn nên được xem, trên hết là một cơ hội. Các ty le keo nhà cai ẩn giấu thực sự là những điều tốt bởi vì chúng là cách hệ thống cho bạn biết nơi tập trung, ông nói. Đây là một món quà. Bạn muốn họ biến mất, nhưng cũng biết rằng hệ thống đang nói với bạn.